Quanto costa l'AI in azienda: le sei voci di spesa e come cambiano con la dimensione

«Quanto costa l'AI» e' una domanda a cui nessuno puo' rispondere con una cifra, allo stesso modo in cui nessuno puo' dire quanto costa un'auto. Si puo' pero' rispondere con la struttura del costo, che e' la stessa per tutti e permette di farsi i conti da soli.

Le sei voci

1. Formazione delle persone. Una tantum, e ricorrente in misura minore ogni volta che cambia qualcosa. E' anche un obbligo: il regolamento europeo chiede che chi usa sistemi di AI sappia cosa sta usando.
2. Analisi iniziale e piano. Serve a decidere da dove si comincia. Chi la salta risparmia subito e quasi sempre spende di piu' dopo, perche' sceglie il progetto sbagliato.
3. Realizzazione del singolo progetto. La voce piu' visibile e, spesso, non la piu' grande.
4. Consumo dei servizi. Ricorrente, proporzionale all'uso. Il costo del primo mese non e' il costo a regime.
5. Licenze per postazione. Ricorrente, proporzionale alle persone.
6. Manutenzione. Ogni sistema in esercizio va aggiornato quando cambia un processo. Se nessuno lo fa, si degrada e viene abbandonato entro l'anno.

Cosa cambia con la dimensione dell'azienda

Non tutte e sei crescono allo stesso modo, e capirlo evita le sorprese.

• Cresce con il numero di persone: licenze e formazione. Sono le voci che in un'azienda grande diventano la parte principale della spesa, e sono anche quelle con piu' margine di negoziazione.
• Cresce con la complessita' dei sistemi, non con le persone: realizzazione e manutenzione. Un'azienda di quindici persone con un gestionale chiuso e nessuna interfaccia puo' spendere piu' di una di cento con sistemi moderni.
• Cresce con i volumi: il consumo dei servizi. Va stimato sui vostri numeri reali e messo per iscritto nell'offerta.
• Non cresce quasi mai: l'analisi iniziale, che ha un costo abbastanza stabile perche' dipende dalle domande da farsi, non dalla taglia.

Ne discende una conseguenza poco intuitiva: per un'azienda piccola la voce piu' pesante e' quasi sempre l'integrazione con cio' che gia' avete, non l'AI. Per un'azienda grande e' quasi sempre il ricorrente per postazione.

Le voci che si scoprono dopo la firma

• Le eccezioni. La quota di casi che il sistema non gestisce torna a una persona, e va tolta dal risparmio previsto. Chiedete che sia stimata nell'offerta.
• Il riordino dei dati. Se le informazioni sono sparse o incoerenti, il riordino precede il progetto ed e' spesso piu' oneroso. Non e' spreco — resta anche se il progetto si ferma — ma va previsto.
• Il tempo interno. Qualcuno in azienda dovra' seguirlo, qualche ora al mese. Non compare in nessun preventivo e determina se il progetto sopravvive.
• L'uscita. Se fra due anni cambiate fornitore, dati e configurazioni sono riportabili altrove? La risposta va nel contratto.

Gli strumenti che riducono la spesa

• Fondi interprofessionali per la formazione, a cui l'azienda gia' contribuisce e che spesso non utilizza.
• Credito d'imposta sugli investimenti in transizione digitale ed energetica, con requisiti e finestre temporali da verificare caso per caso.
• Bandi regionali e nazionali sulla digitalizzazione.

Sono strumenti che cambiano nel tempo: l'aggiornamento e' in Bandi per investire in AI. Prima pero' conviene definire il progetto: chiedere un contributo per un progetto vago e' il modo piu' comune di perdere entrambi.

Il modo pratico di farsi il preventivo

Invece di chiedere «quanto costa», descrivete un compito solo, misurato per due settimane, con una soglia di successo decisa prima. Una richiesta cosi' e' preventivabile, e soprattutto e' confrontabile fra fornitori diversi — che e' l'unica cosa che vi dice se il prezzo e' giusto. Il metodo, con le domande da fare a chi vi fa l'offerta, e' in Quanto costa davvero il primo progetto AI.